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      貨代知識淺析
       作者: 來源:admin 點擊數:2149次 添加時間:2014/10/10 16:31:19

       

      根據貨代的工作特征,日常工作中貨代操作流程劃分為以下“接單、訂艙、拖車/內裝、報關、文件、費收和其他”各環節,各環節相輔相成。
       
        一、貨代操作流程的接單部分
       
        接單工作原則上應該成為日常中“ 先”的工作環節,一般要求接單必須快捷、高效,在 時間內用 短時間確認業務的可操作性并予以安排。接單人員一般要求自接到委托書后15分鐘內完成以下三部分基本信息的確認。(注)對于部分無法短時間內確認的信息,依然必須及時安排并予以跟蹤,如根據客戶和操作需要流轉到下一環節,先安排流轉后跟進處理,以保證下一環節的有序操作。
       
        1、審核客戶委托內容和確認客戶服務要求(客服或者接單員)
       
        (1)接單人員必須預先審核客戶的委托內容。
       
        客戶發來的訂艙單需顯示以下信息,但不限于此:托運人/發貨人、船公司/船期、起運港、目的港/中轉港、貨名、柜型柜量、運價條款與運價、托運人的簽字或蓋章等。
       
        (2)接單人員必須預先確認客戶服務要求。(客服或者接單員)
       
        普通服務要求一般包括是否需要:到/預付訂艙、拖車/內裝、商檢和報關等。到/預付訂艙確認即對(1)內容的確認;對于拖車/內裝、商檢和報關的服務要求,必須同時確認貨物和單證備齊時間、服務要求時間等,注明在客戶訂艙單上。特殊服務要求一般包括是否需要:普通服務外其他的附加服務。對于特殊服務要求,必須得到部門主管和/或者其他相關職能的核批后才可以接受和安排。
       
        2、運價核對、確認(客服或者接單員)
       
        客服人員收到訂艙單后,必須對運價和其他服務費用進行確認。
       
        (1) 對來自銷售部的業務,須與銷售員核對運價和其他服務費用是否正確,并由銷售員在訂艙單上簽字確認,然后再向相應船公司訂艙。(注) 特殊情況可先口頭與銷售員確認, 待銷售員返回公司再補簽字確認
       
        (2) 對于公司業務,須與市場相關人員或航線主管人員及時確認后再安排訂艙。
       
        3、艙位確認(客服或者接單員)
       
        根據客戶委托,確認反饋符合要求的艙位。
       
        二、貨代操作流程的訂艙部分
       
        一般要求預定開航日7天前必須安排訂艙,對可以提前接受委托的船公司應爭取頭批訂艙,旺季時候根據市場情況適當提前;一般要求在預定開航日5工作日前完成訂艙,對于該時間限制以內的業務委托一般要求在接單日內完成訂艙, 遲一個工作日內完成訂艙。
       
        1、新建委托 (訂艙操作員)
       
        訂艙操作員必須及時在操作系統內創建業務編號、新建業務檔案,輸入業務有關數據。輸入業務數據包括但不限于此:業務各屬性、發收通信息、服務要求、提單要求、船名航次(如可能)、開航日期、起運港、中轉港、目的港、箱型箱量、貨名與數量,以及代理(如需要)等。
       
        2、訂艙過程(訂艙操作員)
       
        訂艙過程包括以下環節:膳制與發送訂艙單、訂艙號或提單號確認、預配和報關艙單發送確認、中轉港代碼確認和場站收據制作等,任何其中一環節未完成均視做訂艙未完成。訂艙完畢后,應及時將配艙信息輸入操作系統,輸入時應確保準確,并特別注意以下信息:船公司名稱、訂艙號或者海單號、船名航次、開船日期、箱型箱量以及運費/運輸條款等內容的核對。
       
        3、艙位通知 (訂艙操作員)
       
        無論是否需要我司代為提供當地各項服務的業務,訂艙確認單或者配船通知單等都必須 時間通知客戶,確保上面的訂艙號與船名航次要清晰、準確,以免造成混淆。如有問題,積極配合客戶跟蹤處理預配和海關艙單等方面問題。
       
        三、拖車/內裝(調度)
       
        客戶委托的拖車、內裝和/或者報關等要求,必須根據船公司、碼頭、貨物性質和市場環境等情況予以預先審核,對于存在隱患的不合理安排盡量同客戶協商調整并告知理由和風險。
       
        1、拖車安排
       
        (1) 得到相關銷售或者客服確認后方能安排
       
        (2) 根據船公司、碼頭和航線等情況,前瞻判斷合適的拖車時間時間;如同客戶具體情況有沖突,必須同客戶友好協商并告知可能的風險
       
        (3) 安排拖車前,根據前期約定的拖車服務時間要求,提前2工作日與客戶再次聯系確認裝柜時間及地點
       
        (4) 同客戶確認時間要求后,在同一工作日及時把信息通知拖車行進行服務要求預約
       
        (5) 向拖車行委托時間,一般 遲必須在提供拖車服務時間的前一工作日的中午之前,并在當日下午4點前確認安排(包括拖車行是否已經領取設備交接單、提箱點的確認已經空箱狀況確認);對于特種箱業務,必須同船公司確認空箱狀況,必要情況下通知船公司提箱時間。
       
        (6) 安排拖車時,需向拖車行發出書面委托。清晰注明配船信息(包括船公司、船名航次、訂艙號/提單號、箱型箱量、起運港、中轉港代碼、目的地等)、裝柜時間、裝柜地點、工廠聯系人及聯系電話、協議費用等
       
        (7) 必要情況下,應要求拖車行提供司機姓名,手機號碼、柜號,并報給工廠
       
        (8) 跟蹤裝箱、裝箱單、進港
       
        (9) 其他注意事項
       
        在船公司的免費用箱期內安排拖柜進場,避免發生額外費用。若有發生超堆費、超期柜租等額外費用,需立即通知客戶,要求其書面確認并登記對于客戶業務退關,需要確認是否發生安排拖車的前期費用。若有發生預配打單費等,需立即通知客戶,要求其書面確認并登記。
       
        2、內裝安排
       
        (1) 得到相關銷售或者客服確認后方能安排
       
        (2)根據船公司、碼頭和航線等情況,前瞻判斷合適的裝箱時間,如同客戶具體情況有沖突,必須同客戶協商并告知可能的風險
       
        (3) 根據前期約定的到貨時間,提前1工作日與客戶再次核實送貨時間和預計到達時間
       
        (4) 向倉庫做內裝委托,需向倉庫發出書面委托。清晰顯示配船信息(包括船公司、船名航次、訂艙號/提單號、箱型箱量、起運港、中轉港代碼、目的地等)、裝柜時間、貨物數據(包括件數、毛重、體積)、 協議費用等
       
        (5) 向倉庫委托時間,一般 遲必須在預約貨物裝箱時間的前一工作日的中午之前,并在當日下午4點前確認安排(包括倉庫是否已經領取設備交接單、提箱點的確認、空箱狀況確認)
       
        (6) 向倉庫委托時,必要情況下應注明提空柜的時間要求
       
        (7) 跟蹤到貨物情況

            (8) 跟蹤裝箱、裝箱單、進港

        四、貨代操作流程的報關部分(操作員)

        (1) 得到相關銷售或者客服確認后方能安排

        (2) 根據船公司、碼頭、航線和貨物等情況,前瞻判斷合適的報關時間。如同客戶具體情況有沖突,必須同客戶友好協商并告知可能的風險

        (3) 遲在同客戶約定報關日期的前一工作日,再次同客戶確認報關資料的發送情況

        (4) 收到報關資料后的 時間對報關資料進行預審,有問題立即處理

        (5) 在約定的報關日期前一工作日下班前,把完整的報關資料送報關行

        (6) 對于報關資料,要求復印留底;對于重要報關資料如核銷單等,必須在做登記

        (7) 跟蹤反饋報關結果

        五、貨代操作的流程相關文件部分

        1、提單確認 (文件員)

        (1) 提單確認件的膳制和發送

        提單確認件的膳制和發送要及時,一般預定開航日2個工作日前必須發送

        (2) 催促提單確認件

        一般預定開航日前一工作日必須從客戶獲取完整、正確的提單確認件

       
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